जहां तक मुझे पता है, 100% मूर्खतापूर्ण समाधान नहीं होने वाला है, क्योंकि सभी ईमेल क्लाइंट या गेटवे सभी शीर्षकों को संरक्षित या सम्मान नहीं करते हैं।
हर ई-मेल संदेश के लिए एक अनूठा "संदेश-आईडी" फ़ील्ड होना चाहिए:
लेकिन, आप निम्नलिखित के साथ एक सुंदर उच्च हिट दर मिल जाएगा। इसे ढूंढें, और मामले के एक हिस्से के रूप में इसका रिकॉर्ड रखें। (RFC-822 देखें)
यदि आपको एक ही संदेश-आईडी के साथ दो संदेश प्राप्त होते हैं, तो दूसरे को छोड़ दें क्योंकि यह एक डुप्लिकेट है।
"इन-उत्तर-टू" फ़ील्ड के लिए जांच करें, यदि आईडी दिखाया गया है तो एक ज्ञात संदेश-आईडी से मेल खाता है तो आप जानते हैं कि ईमेल संबंधित है।
"संदर्भ" और "मूल-संदेश-आईडी" शीर्षलेखों का समान अर्थ है।
आपके सिस्टम कभी ईमेल उत्पन्न करता है, अगर आप एक ईमेल वापस पाने के लिए एक रास्ता है कि आप इसके लिए खोज कर सकते हैं में विषय पंक्ति में एक CaseID # में शामिल हैं (उदाहरण के लिए: [प्रकरण # 20,081,114-01]); जवाब देने पर अधिकांश लोग विषय पंक्तियों को संपादित नहीं करते हैं।
इंटरनेट मानकों RFC-822, RFC-2076 और RFC-4021 उपयोगी और पढ़ने के लिए उपयोगी हो सकता है।
यह देखते हुए कि हमेशा याद किए गए संदेश (किसी भी कारण से) होंगे, आप शायद अपने केस प्रबंधन प्रणाली में संबंधित विशेषताओं को भी देखेंगे - कहें, "डुप्लिकेट केस के रूप में बंद करें" या "डुप्लिकेट केस के साथ विलय करें" उपकरण के साथ-साथ डुप्लिकेट ढूंढना आसान बनाता है।